تحقیقات انجام‌شده در دو دهه اخیر ثابت کرده است که سازمان‌هایی که بر روی فناوری سرمایه‌گذاری کرده و مسیر نوآوری را انتخاب می‌کنند، می‌توانند سهم بازار، ارقام مالی و جایگاه رقابتی خود را بهبود دهند. یکی از این فناوری‌های پرکاربرد، آی‌تی یا همان فناوری اطلاعات است که با پیدایش آن گامی مهم در جهت افزایش سهولت فعالیت‌های انجام شده در سازمان برداشته شده است. در این مقاله ابتدا با مفهوم فناوری اطلاعات (آی‌تی) آشنا می‌شویم و سپس در ادامه به بیان مزایا و کاربردهای فناوری اطلاعات در سازمان و نقش آی‌تی در کسب‌وکارها می‌پردازیم.
فناوری اطلاعات یا آی‌تی چیست؟
امروزه فناوری اطلاعات (Information Technology) که به‌اصطلاح آی تی (IT) نیز نامیده می‌شود، اصطلاحی شناخته‌شده میان اکثر افراد نسبتاً تحصیل‌کرده در سطح دنیا است. انجمن فناوری اطلاعات ایالات‌متحده، تعریفی از این اصطلاح بیان می‌کند که به شکل زیر است:
هرگونه مطالعه، طراحی، توسعه، پیاده‌سازی و یا مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی کامپیوتر محور، چه در حوزه نرم‌افزار و چه حوزه سخت‌افزاری، فناوری اطلاعات نامیده می‌شود.
درواقع آی‌تی تعامل میان کامپیوترهای الکترونیکی و نرم‌افزارهای رایانه‌ای به‌منظور تبدیل، ذخیره‌سازی، حفاظت، پردازش، انتقال، ایمن‌سازی و بازیابی اطلاعات است. به عبارتی حاصل ادغام یا ترکیب رایانه و فناوری‌های به‌کاررفته در ارتباطات، آی‌تی است. این اصطلاح به فناوری هایی که به هر روشی به تولید، تغییرات، ذخیره‌سازی، ارتباطات و یا انتشار اطلاعات کمک می‌کنند، اطلاق می‌گردد.
سرعت پیشرفت فناوری باعث شده تا کسب‌وکارهای مختلف دست‌خوش تغییرات بسیاری گردند. بازاری به وسعت تمامی جهان پیش روی کسب‌وکارهای گوناگون قرارگرفته و رقابت شدیدی در این بازار پهناور ایجاد گشته است. ارتباط میان خریداران و فروشندگان دیگر به شکل سابق نیست. اکنون گزینه‌های مختلفی پیش روی هرکدام از آن‌ها قرارگرفته و وجود حق انتخاب‌های متعدد در تصمیم‌گیری بخشی از صحت این موضوع است.
برای نمونه تجارت الکترونیک از طریق اینترنت، ایمیل‌ها، وب‌سایت‌ها و سایر بسترهای موجود، تجار را قادر ساخته تا در کمترین زمان ممکن با چهارگوشه دنیا ارتباط برقرار کرده و این به‌خودی‌خود فرصت‌های بیشتری را به روی این بازار جهانی باز می‌کند.
عامل کلیدی بعدی در اهمیت استفاده از IT، زمان موردنیاز برای انجام یا به سرانجام رساندن معاملات تجاری است. به‌موازات این‌که بازارها رقابتی‌تر شده و اطلاعات نیز به‌راحتی در دسترس عموم قرارگرفته‌اند، توانایی انجام معاملات سریع، قابل‌اعتماد و تکرارپذیر به معنای استفاده از فرصت‌های غالب می‌باشد. همان‌طور که تأخیر در انجام معاملات مترادف با هدر رفت فرصت تلقی می‌گردد.
بنابراین وجود یک مکانیسم سریع برای برقراری ارتباطات، انجام معاملات و فرآیندهای پرداخت، بخشی جدایی‌ناپذیر و غیرقابل‌انکار از سازمان یا مجموعه‌ای است که می‌خواهد در سطح ملی یا جهانی و در این بازار نفس‌گیر، حرفی برای گفتن داشته باشد و به حیات خود ادامه داده و رشد کند. این امر بدون بکارگیری صحیح و استفاده مناسب از مکانیسم‌های فناوری اطلاعات ممکن نیست!
نقش فناوری اطلاعات در کسب‌وکار
فناوری اطلاعات به شما امکان می‌دهد تا داده‌های خاص را تجزیه‌وتحلیل کرده و سفر تجاری خود را بر اساس آن برنامه‌ریزی کنید (برای آشنایی بیشتر با این مبحث می توانید مقاله “اهمیت و مزایای تجزیه و تحلیل داده های سازمانی” را مطالعه کنید). همچنین ابزارهای زیادی را در اختیار شما قرار می‌دهد که می‌تواند حلال مشکلات پیچیده باشد و رشد آینده کسب‌وکار شما را برنامه‌ریزی کند.
در عصر مدرن، با کمک بازاریابی دیجیتال می‌توانید محصولات یا خدمات خود را درحالی‌که در محل کار یا خانه خود نشسته‌اید به بازار جهانی معرفی کنید. توجه داشته باشید که تمام این اقدامات با استفاده از استراتژی های IT امکان پذیر است.
همان‌طور که پیش‌ازاین نیز بیان شد، فناوری اطلاعات در دنیای تجارت اهمیت زیادی پیداکرده است. صرف‌نظر از کوچک یا بزرگ بودن کسب‌وکار، فناوری اطلاعات به سازمان، مدیر و کارکنان کمک کرده تا در مورد یک مشکل خاص تحقیق کنند، پیچیدگی آن را درک کنند و محصولات و خدمات جدید تولید کنند. درنتیجه بهره‌وری و بازده را بهبود ببخشند.
مزایا و کاربردهای فناوری اطلاعات در سازمان
از ارتباطات راه دور گرفته تا خدمات وب و گزینه‌های پرداخت آنلاین، اکثر مشاغل مدرن بدون فناوری اطلاعات نمی‌توانند به‌طور مؤثر یا کارآمد عمل کنند. کاربرد فناوری اطلاعات در مدیریت، فرصت‌هایی را برای کار در خارج از دفتر و افزایش دسترسی به اطلاعات مهم بدون توجه به موقعیت مکانی فراهم می‌کند. همچنین استفاده از فناوری اطلاعات در رشد تجاری سازمان ها و افزایش سطح ارتباط با مشتریان نیز نقش بسزایی دارد. مهمترین مزایای آی تی عبارتند از:
بهبود تصمیم گیری در سازمان
مدیریت موجودی سازمان
ذخیره اطلاعات و حفاظت از آن
قابلیت دورکاری
کمک به تراکنش و جابجایی پول
بهبود بازاریابی و رشد تجاری
بهبود پشتیبانی و افزایش رضایت مشتری
مدیریت منابع
کمک به تبلیغات آنلاین سازمان ها
کمک به خرید آنلاین
بهبود ارتباطات جهانی
بهره گیری از نرم افزار و اپلیکیشن
در ادامه قصد داریم با هر کدام از این موارد بیشتر آشنا شویم. پس با ما همراه باشید.
کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان برای تصمیم‌گیری
سرعت و دقت، در قلب تصمیم‌گیری درست برای کسب‌وکار شما هستند. هر سازمان موفقی باید یک فرآیند جامع تحقیقات بازار را طی کند تا قادر به تصمیم گیری درست باشد. تحقیقات بازار را میتوان به طرق مختلف از طریق استفاده از نظرسنجی‌های آنلاین، انجمن‌ها، وبلاگ‌ها، بحث‌های گروهی در شبکه‌های اجتماعی و البته از طریق مصاحبه‌های حضوری نیز انجام داد.
در حال حاضر، Big data، Google Analytics و Microsoft CRM Dynamics نیز ابزارهای خوبی برای استخراج اطلاعات مفید و تصمیم‌گیری صحیح هستند. این ابزارهای آنلاین نه‌تنها پاسخ‌های مخاطبان بالقوه را در سریع‌ترین زمان ممکن ارائه می‌کنند، بلکه با کاهش خطای انسانی، دقت داده‌ها را افزایش می‌دهند.
برای آشنایی با قانون گذاری سازمانی در حوزه ی IT می توانید مقاله “قانون گذاری سازمانی در حوزه ی IT و چارچوب های آن” را مطالعه کنید.
نقش فناوری اطلاعات در مدیریت موجودی سازمان
میزان موجودی در سازمان‌ها باید به‌گونه‌ای برنامه‌ریزی و مدیریت شود تا علاوه بر پاسخگویی به تقاضا، موجودی اضافی که منجر به خواب سرمایه و افزایش هزینه‌های نگهداری می‌شود نیز کاهش یابد. در اینجا فناوری اطلاعات به کمک سازمان‌ها می آاید و مدیریت موجودی و ردیابی اقلام موجود در شرکت‌ها را به دست می‌گیرد.
به عنوان مثال سیستم‌های مختلفی چون مدیریت کالا، مدیریت اطلاعات سیستم، برنامه‌ریزی و کنترل تولید، برنامه‌ریزی منابع و انواع سیستم‌های ERP از طریق مدل کردن کالاهای شرکت، شمارش موجودی کالاها، پردازش اطلاعات و بهره‌وری حداکثری از منابع، به کمک سازمان‌ها آمده و کنترل تمام موارد ذکر شده را به شکلی خودکار به دست می‌گیرند.
ذخیره و حفاظت از اطلاعات توسط آی‌تی
با استفاده از فناوری اطلاعات در یک سازمان میتوان دسترسی کارکنان را به سیستم‌های ذخیره‌سازی داده ها و اطلاعات محدود کرد و یا محدوده این دسترسی را افزایش داد تا امکان اضافه کردن، حذف کردن و یا تغییر داده‌ها فراهم باشد.
این کار از طریق بهره گیری از کنترل‌های امنیتی فنی نسبت به داده‌های ذخیره شده یا در حال انتقال، کنترل‌های امنیتی سازمانی نسبت به مدیریت سطوح دسترسی کاربران و نحوه‌ی احراز هویت آن‌ها، امنیت شبکه فیزیکی و یا مجازی، استفاده از خدمات حفاظت فایروال و … امکان پذیر است.
همچنین با استفاده از آی‌تی، فرآیند به اشتراک‌گذاری اطلاعات میان کارمندان یک سازمان، مشورت و درنتیجه تصمیم‌گیری گروهی آسان‌تر می‌شود. در این جا استفاده از فناوری اطلاعات به معنی طراحی، پیاده‌سازی، پشتیبانی و نگهداری از انواع شبکه‌های رایانه‌ای به منظور ذخیره‌سازی، اشترک‌گذاری و تبادل اطلاعات و داده‌های مختلف در داخل یک مجموعه‌ی شغلی یا سازمان می‌باشد.
قابلیت دورکاری به عنوان کاربرد آی‌تی در کسب وکار
با استفاده از سیستم‌های فناوری اطلاعات می‌توانید از راه دور به شرکت دسترسی داشته باشید. این قابلیت به عنوان یکی از راه های توسعه ارتباطات هوشمند سازمانی، این امکان را به فرد می‌دهد تا از خانه یا هر جای دیگری، کارهای محل کار خود را انجام دهد که این امر منجر به افزایش بهره‌وری می‌شود.
استفاده از انواع پیام‌رسان‌های صوتی و تصویری، نرم افزارهای مدیریت و به اشتراک‌گذاری مستندات، بسترهای برگزاری وبینار و کنفرانس‌های مختلف، سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتریان با امکان دسترسی از منزل و …. از جمله مواردی هستند که به واسطه ی به کارگیری فناوری اطلاعات ایجاد شده و شرایط دورکاری را فراهم نموده‌اند.
آی‌تی در فرایند تراکنش‌ها و جابجایی پول
از دیگر کاربردهای فناوری اطلاعات، ساده‌سازی پردازش تراکنش‌ها است. همان‌طور که از نام سیستم پردازش تراکنش (TPS) پیداست سیستمی است که تراکنش‌های رخ‌داده در یک سازمان را پردازش می‌کند. در قلب هر سازمانی، سیستم‌های فناوری اطلاعات قرار دارند که نقش اصلی آن‌ها جمع‌آوری اطلاعات تراکنش‌ها و دستیابی به اطلاعات و داده‌های جدید بر اساس سابقه تراکنش‌های قبلی است.
TPS اطلاعات تراکنش‌ها را جمع‌آوری کرده و آن اطلاعات را در یک پایگاه داده ذخیره می‌کند، بنابراین هر عضو در سازمان می‌تواند از طریق یک شبکه اینترنتی ذخیره‌سازی اطلاعات به آن دیتاها دسترسی داشته باشد.
بازاریابی و رشد تجاری توسط IT
همان‌طور که می دانید موفقیت هر کسب‌وکار درگرو بازاریابی آن است. بازاریابی فرآیندی است که مدیریت را قادر می‌سازد تا بتواند مخاطب هدف خود را شناسایی کند و سپس روند و نیازهای آن‌ها را مشاهده کند.
یکی از انواع بازاریابی که نقش فناوری اطلاعات در آن پررنگ است، بحث بازاریابی دیجیتال است. بازاریابی دیجیتال یک پدیده مدرن است که به شما اجازه می‌دهد محصولات یا خدمات خود را در سراسر جهان به نمایش بگذارید. در حال حاضر بازاریابی دیجیتال با سرعت بالایی در حال رشد است زیرا اکثر کارآفرینان به این درک رسیده‌اند که موفقیت طولانی‌مدت در کسب‌وکار بدون حضور فعال در اینترنت امکان‌پذیر نیست.
به عنوان مثال استفاده از ابزارهای متنوعی که مبنای تمامی آنان به کارگیری صحیح مبحث فناوری اطلاعات است باعث شده تا رویکرد بازاریابی از روش‌های سنتی به متدهای نوین تغییر کند. استفاده از روش‌هایی مانند بازاریابی توسط موتورهای جست‌و‌جو، تبلیغات بر اساس کلیک، ایمیل مارکتینگ، موبایل مارکتینگ، بازاریابی ویروسی دیجیتال، بازاریابی محتوا و …. در این سال‌ها به رشد بازاریابی دیجیتال بر مبنای فناوری اطلاعات کمک شایانی کرده است.
شبکه‌های اجتماعی نیز کسب‌وکارهای مختلف را قادر ساخته تا با ارسال اخبار و انجام به‌روزرسانی‌های مختلف مستقیماً با مشتریانشان ارتباط برقرار کنند. تعاملی بودن وب‌سایت‌ها و شبکه‌های اجتماعی مزیت دیگر آن‌ها محسوب می‌شود، به این معنی که شرکت‌ها می‌توانند بازخوردی فوری در مورد محصولات جدید از مشتریان دریافت کرده و روند تحقیق و توسعه را تسریع کنند.
ایمیل، اجلاس ویدیویی و اتاق‌های گفتگوی آنلاین نیز جهانی‌شدن کسب‌وکارها را آسان‌تر نموده و منجر شده تا افراد درنهایت سرعت و به‌آسانی با مشتریان و همکاران خود ارتباط برقرار کنند.
کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان برای پشتیبانی و رضایت مشتری
یکی دیگر از عواملی که برای موفقیت در هر کسب‌وکاری مورداستفاده قرار می‌گیرد، آگاهی به نیازها و رفتارهای مشتری و میزان رضایت آن‌ها است. دراین‌بین ارتباط مؤثر بهترین ابزار برای درک خواسته‌ها و مشکلات و ارائه راه‌حل برای آن‌ها است. در اینجا لازم است تا از اینترنت تشکر کنیم که ما را قادر به برقراری ارتباط با میلیون‌ها نفر از مشتریان بالقوه از طریق کانال‌هایی همچون ایمیل، رسانه‌های اجتماعی، خبرنامه‌های آنلاین، پیام‌های متنی یا چندرسانه‌ای و…. کرده است.
به‌طورمعمول سازمان‌ها از سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) برای ثبت اطلاعات میان شرکت و مشتری و نگه‌داشتن اطلاعات ارزشمند برای درک رفتارهای مشتری و نیازهای آینده استفاده می‌کنند. ازاین‌رو اگر مشتری با مرکز تماس بگیرد و مشکلی را گزارش کند، مسئول ارتباط با مشتری می‌تواند آنچه را که مشتری خریداری کرده است ببیند، اطلاعات حمل‌ونقل را مشاهده کند و به‌طور مؤثر به مشکل پاسخ دهد. بنابراین شرکت‌ها از فناوری اطلاعات برای بهبود ارتباط با مشتری استفاده می‌کنند.
مدیریت منابع از جمله نقش‌های فناوری اطلاعات در کسب‌وکار
مدیریت منابع نقش مهمی در موفقیت هر کسب‌وکار دارد. هنگامی‌که یک سازمان به سمت بزرگ‌تر شدن پیش می‌رود، مدیریت تمام منابع به‌صورت دستی بسیار سخت خواهد شد. این منابع ممکن است شامل منابع مالی، انسانی و … باشد. در اینجا فناوری اطلاعات نقش مهمی در خودکارسازی چنین مشکلات پیچیده‌ای با معرفی راه‌حل‌های کاربرپسند ایفا کرده است.
یک دهه پیش، بسیاری از راه‌حل‌های مدیریت منابع مبتنی بر دسکتاپ بود اما پیدایش اینترنت و فضای ابری، مهندسین نرم‌افزار را قادر ساخت تا راه‌حل‌های ERP مبتنی بر ابر را معرفی کنند.
سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری می‌توانند کاملا جایگزین دستگاه‌های ذخیره‌سازی فیزیکی شوند و این امکان را برای کسب‌وکارها فراهم کنند تا از طریق انواع مرورگرها، رایانه‌های شخصی و تلفن همراه به فایل‌هایشان در کمترین زمان ممکن دسترسی داشته باشند. مدیران نیز می‌توانند منابع سازمانی خود را تقریباً در هر نقطه از جهان، با استفاده از رایانه شخصی، لپ‌تاپ، تبلت و یا گوشی‌های هوشمند خود مدیریت یا نظارت کنند.
اکثر شرکت‌های چندملیتی (مایکروسافت، گوگل، آمازون، مک‌دونالد و…) در جهان از این راه‌حل‌های مبتنی بر ابر استفاده می کنند تا دفاتر مجازی یا فیزیکی خود را در سراسر جهان مدیریت کنند.
نقش آی تی در تبلیغات آنلاین سازمان‌ها
یکی از کاربردهای اصلی فناوری اطلاعات در حوزه ی تجارت، توانمندی شرکت‌های فعال صنایع مختلف برای تبلیغ محصولات و خدمات خود از طریق اینترنت می‌باشد. تقریباً هر وب‌سایت حاوی تبلیغاتی است که محتوای اصلی سایت را احاطه می‌کند. اغلب این سایت‌ها دارای پیوندهایی هستند که با کلیک کردن ماوس یا ضربه زدن روی صفحه لمسی، به افراد امکان می‌دهد تا اطلاعات شرکتی که روی تبلیغ آن کلیک کرده‌اند را بیابند.
دسترسی آسان به اطلاعات باعث شده تا تبلیغ‌کنندگان از حجم ترافیک رسیده بیشتری به سایت‌هایشان بهره برده ( که این امر توسط سئو سایت انجام می شود) و درنتیجه شانس استفاده اشخاص از کالاها یا خدمات آن‌ها تا حد زیادی افزایش پیدا می‌کند. شرکت‌ها حتی می‌توانند با مردم در سراسر جهان ارتباط برقرار کرده و بدون نیاز به پرداخت هزینه‌های گزاف تبلیغات اضافی، قرارگیری در معرض تبلیغات خود را افزایش دهند.
خرید آنلاین به عنوان یکی از کاربردهای فناوری اطلاعات در سازمان
خرید آنلاین، پرداخت قبوض و انتقال وجوه نیز از نمونه‌های کلیدی کاربرد فناوری اطلاعات در تجارت هستند. شرکت‌ها از طریق اجازه به مشتریان برای دسترسی به محصولات و خدمات از هر جا و با هر رایانه، تلفن یا تبلتی، جابجایی پول را برای مردم آسان‌تر از همیشه کرده‌اند. خرید آنلاین به‌قدری برجسته شده که اکثر خرده‌فروشان بزرگ، فروشگاه‌های آنلاینی به جهت ارائه خدمات به خریداران دارند.
مصرف‌کنندگان می‌توانند تقریباً هر چیزی را به‌صورت آنلاین از لوازم‌خانگی گرفته تا پوشاک خریداری کنند. انتقال وجوه به سرمایه‌گذاران این امکان را می‌دهد که سرمایه‌گذاری‌های خود را پیگیری کنند یا حساب‌های مشتریان خود را با سرعت بیشتری مدیریت نمایند. برای مثال انواع وب‌سایت‌های فروشگاهی، دایرکتوری‌ها، پورتال‌ها و پلتفرم‌های فروش آنلاین از جمله مواردی‌اند که بدون حضور و به کارگیری دانش فناوری اطلاعات، امکان استفاده از آن ها فراهم نمی‌گشت.
آی تی در ارتباطات جهانی
امکان برقراری ارتباط بدون محدودیت در سرتاسر جهان، از جمله کاربردهای فناوری اطلاعات در کسب‌وکارهای امروزی است. به عنوان نمونه تکنولوژی VoIP با فراهم کردن امکان برگزاری جلسات بین‌المللی در بستر رایانه یا دستگاه‌های تلفن همراه، کارایی تماس‌های کنفرانسی را بسیار افزایش داده است.
سرویس‌های اشتراک‌گذاری ایمیل و فایل‌ها نیز منجر به انتقال داده‌ها و اسناد در کوتاه‌ترین زمان ممکن شده‌اند. تلفن‌های هوشمند به همکاران تجاری این امکان را می‌دهند که حتی در هنگام سفر و جابه‌جایی نیز با یکدیگر در ارتباط باشند. شرکت‌های مختلف با استفاده از تلفن بر بستر اینترنت یا ویپ می‌توانند بدون صرف هزینه اضافی و کاملاً رایگان با شعب خود و یا شرکای تجاری‌شان ارتباط برقرار کرده و اطلاعات ردوبدل کنند.
نقش فناوری اطلاعات در نرم‌افزار و اپلیکیشن
بسته به نوع کسب‌وکار، نرم‌افزار مورداستفاده در شرکت‌ها متفاوت خواهد بود. بااین‌حال، بسیاری از شرکت‌ها می‌توانند از چندین نوع نرم‌افزار و اپلیکیشن موبایل بهره‌مند شوند. اکثر نرم‌افزارهای تجاری برای انجام وظایفی خاص مانند بودجه‌بندی، حسابداری، انبارداری اتوماسیون سازمانی و همچنین ارتباطاتی آسان‌تر، سریع‌تر و مقرون به‌صرفه‌تر طراحی‌شده‌اند.
وظیفه‌ی اصلی این نرم‌افزارها خودکارسازی فرآیندهای سازمانی شما در حوزه‌های مختلف اداری، مالی، منابع انسانی، حسابداری، بازاریابی، فروش و … می‌باشد. این‌گونه نرم‌افزارهای اختصاصی از طریق ابزارهایی که در اختیار افراد سازمانتان قرار می‌دهند منجر به گردش صحیح اطلاعات، اشتراک منابع، بهره‌وری و استفاده حداکثری در جهت محاسبات و تحلیل داده‌ها خواهند شد.
حال که با نقش فناوری اطلاعات در کسب و کار آشنا شدیم و کاربردهای فناوری اطلاعات در سازمان را برشمردیم، لازم است تا اشاره کنیم که بدون آی‌تی یا همان فناوری اطلاعات، برنامه‌ریزی دقیق تجارت، بازاریابی مؤثر، فروش جهانی، مدیریت سامانمند، نظارت لحظه‌ای، پشتیبانی سریع و به‌موقع از مشتریان و به‌طورکلی رشد بلندمدت کسب‌وکار به شکلی صحیح میسر نخواهد شد.
https://www.atlas-group.co/per/page2/55/%D9%86%D9%82%D8%B4-%D9%88-%DA%A9%D8%A7%D8%B1%D8%A8%D8%B1%D8%AF-%D9%81%D9%86%D8%A7%D9%88%D8%B1%DB%8C-%D8%A7%D8%B7%D9%84%D8%A7%D8%B9%D8%A7%D8%AA-%D8%AF%D8%B1-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86/